基于JAVA办公自动化系统设计
关键词:办公自动化客户机/服务器系统管理
摘要
办公自动化系统是专门用于企业内部员工信息交流的软件,其开发过程主要包括前端应用程序的开发和后端数据库的建立两个方面。对于前者要求应用程序功能完备操作简单,对于后者要求建立起数据一致性、完整性和安全性好的数据库。
本论文在对XXX信息技术有限公司充分调研的基础上,针对该公司实际情况,采用Client/Server模式、利用JAVA语言进行系统的开发,以SQLServer2000作为网络数据库,实现办公自动化系统。
系统用网络数据库将企业内员工的基本信息统一管理起来,形成集成的信息源,系统会根据员工所属部门对员工进行分类,这样有利于发送者快速找到发送目标,也能方便的进行信息的群发,在该系统中总经理具有最高的权限,负责对系统的管理。
该系统可使企业内员工之间信息的交流更高效,更便捷,也使企业内各部门之间员工的频繁往来减到最少,从而提高企业整体的办公效率,为企业节约成本,使企业在激烈的市场竞争中赢得优势,实现企业整体战略目标。
第一章概述
1.1引言
在信息时代,一个具备一定规模的现代化组织,在其内部办公运作过程中对信息资源共享和信息实时交流的要求越来越高,高效的办公行政流程和业务运作的信息实时交流的要求越来越高,高效的办公行政流程和业务运作的规范管理成为提高机构管理水平和办公效率,减少资源的消耗,提高机构服务水平的必不可少的手段和方法。
办公自动化系统的总体目标是:“以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段,建成一个覆盖企业办公部门和企事业单位的办公信息系统,通过网络技术,提供本单位内部各部门,各员工之间的信息交换,建立高质量、高效率的信息网络”,本系统也是为实现这一根本目标建立的,它可以实现企业的办公现代化、信息资源化、传输网络化。
极光办公自动化系统开发的真正意义不是简单的借助电脑处理收发电子邮件等日常办公作业,而是通过计算机系统的各种应用,使各独立的工作者能实现信息共享,协同工作,合理组织机构的公文和文档的流程等办公作业,全面提高组织机构的办公效率,实现信息共享
第二章系统分析
2.1办公自动化系统的需求分析
办公自动化系统的建立,需要进行用户需求调查与分析,以确定系统目标,这是系统建设的重要环节。中小企业需求规模相对较小,在功能上对系统的需求也相对较少。大体可分为:一方面是通过收发消息为主的方式,与其他员工交流各种信息,基于工作流的方式实现诸如请假申请、物品申领等日常办公功能。另一方面则是面向公司办公业务方面的业务管理功能,即完全采用计算机技术处理办公业务,使企业内部人员能够方便快捷地共享信息、交流信息,高效地协同工作,既兼顾个人办公效率的提高,又可以实现群体协同工作。
传统的办公方式极大的束缚了人的创造和想象力,埋没了人的智慧和潜能,使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂重复的工作,手工处理的延时和差错,正是现代化管理中应去除的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工作业,无疑是生产力发展的方向。办公自动化对传统办公方式的变革,正是适应了人们的普遍需求,也顺应了技术发展的潮流。
针对上述问题,我开发了极光办公自动化系统,它具有如下特点:
A、极光办公自动化系统可以将人们从繁重的重复性劳动中解放出来,大大节省工作时间,提高工作效率、减少办公费用。
B、极光办公自动化系统将是企业竞争取胜的法宝,它所收集、处理、分析的对象是“信息”。这些准确、及时、可靠的信息将大大有助于提高领导者决策的正确性和科学性。
C、通过极光办公自动化系统,能给企业的管理者在行为方式和思维模式上带来革命性进步。企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家,所以迫切需要通过推行办公自动化来改善管理手段,增强竞争力。
2.2办公自动化系统的可行性分析
不论采用何种开发MIS的方法,系统分析都是必要且十分重要的环节,虽然,分析的具体方法和详尽程度可能不尽相同。实践表明,系统分析工作的好坏,在很大程度上决定了系统的成败。
开发新系统得要求往往来自对原系统得不满。原系统可能是手工系统也可能是正在运行的信息系统。由于存在的问题可能充斥各个方面,内容分散,甚至含糊不清,这就要求系统分析人员针对用户提出的各种问题和初始要求,对问题进行识别,通过可行性分析确定开发系统的必要性!
第三章系统设计
3.1系统设计原则
作为一套应用系统,除了要能够完成预定的各种功能外,在设计时还必须遵循实用性、完备性、可靠性、安全性、兼容性、可扩充性等原则。具体要求原则如下:
(1)安全性主要是指系统运行的安全性、数据的安全性和保密性等。同时,应根据用户的工作和业务流程为用户提供合理可靠的安全策略。
(2)实用性是系统建设的主要目标。主要是指系统功能应能够满足当前和今后一段时间内企业办公的实际需要。
(3)可靠性是指系统的数据结构合理、模块功能正确等,以保证数据处理和信息传输的正确可靠。
(4)友好性是指界面的美观和使用的方便程度,即界面友好,有良好的引导功能、容错和查错功能。
(5)可维护性是指系统应具有较好的可维护性,以方便系统管理员对系统进行维护。
(6)可扩充性本系统目前还不是很完善以后需要改进的地方还很多。随着计算机在企业各部门应用的进一步深入,也后需要增加的功能还很多。另外,系统还应该留有一定的接口,以便将来扩充的方便等;
(7)可移植性和适应性针对目前我国企业的实际情况,系统应具有较强的适应性和较好的可移植性,同时尽量避免对硬件的依赖。
3.2系统功能模块设计
极光办公自动化系统有五个子系统
(1)个人工作子系统
(2)信息中心子系统
(3)日常工作子系统
(4)流转中心子系统
(5)维护中心子系统
各子系统包含的功能模块如下:
个人工作子系统:电话簿、总经理工作计划
信息中心子系统:信息交流、电子公告、规章制度、新闻信息
日常工作子系统:资料管理、办公用品申领
流转中心子系统:公文管理
维护中心子系统:权限管理、注册管理
如图3.1为本系统的功能模块
3.2.1个人工作
提供员工个人工作中的基本功能,电话簿(允许当前用户创建属于自己的名片信息,分类、管理个人名片,查阅组织内用户的名片)、总经理工作计划(主要是记录了总经理近期的工作计划)等。
3.2.2信息中心
是本单位发布信息与交流的平台,包括电子公告(用来向公告板上发布通知、制度、活动和会议等消息)、规章制度(数据库可以管理规章制度,用户可以看到已发布的规章制度)、新闻信息(企事业单位为让员工了解一些信息,而发布本单位的新闻信息,和录入一些国际国内新闻)等。
3.2.3日常工作
根据各部门及其工作流程定制相关内容,资料管理(辅助管理公司内部的各种资料)、办公用品申领(主要用来对企业中办公用品的使用情况进行统计,办公用品领用申请,办公用品领用申请进行批阅,以及办公用品的领用办理)等。
3.2.4流转中心
根据系统管理中设置的相应流程进行公文流转,最终实现无纸化办公,提供公文流转(实现了收、发文的管理、流转、批约、转出和归档)等功能。
3.2.5系统管理