输入；建议采购量为实际采购计划之依据。

1)        未审核采购（请购计划）

即生管之请购计划，如料件之预计采购数量、承制供应商、审核日、需求日等信息，为采购依据。

2)        记录或生成方式

l         手动输入：将预计采购计划之资料输入，依照预计审核日期提醒采购员进行采购作业。

l         规划：查询并确认采购量之作业，称为规划作业；经规划处理之采购量，为采购计划，本系统成为未审核采购。

3)        未关闭采购（供应商交货中之采购订单）

经审核处理之采购，本系统中成为未关闭采购订单，此采购作业，本系统中成为审核作业，将采购计划（未审核采购）审核至供应商。

运行审核作业时，系统将自动计算在单量，以供采购进行交货状况之追踪。

在单量：即采购未交货量；审核采购订单，该采购料品之在单量，将随现存量（验收单）的增加而等量减少。

 

1.       采购订单关闭

手动关闭：删除已审核之采购，或宣告尚未完成之采购为关闭状态时，可依此作业运行。

自动关闭：设定料品允收上下限，系统自动宣告以交完之采购状态为关闭，以便于进行过期采购资料之清除。

 

2.       采购订单还原

已关闭的采购订单，但尚未做关闭处理时，如果该采购还要作验收/退时，可以本作业将指定采购订单状态还原。

 

3.       专案管理精要

1)        采购订单内容只准确性

采购订单审核后，采购订单价、采购数量、预交日应正确，入有错误或变化，应尽快修改。如果，余数已不再续交，应将余数关闭。正确的采购订单，可供验收或催交之依据。否则，造成许多误导。不用之采购订单，关闭前应印出，并将之关闭清除。

2)        采购订单价之改变

采购订单价因故改变时，应尽早在验收或验退前，修改采购订单上之单价。如果验收或验退完成，才知采购订单价以改，应在验收/验退未转入应付帐款前，修改验收/退单金额。验收或验退时，系依采购订单上当时之单价入帐，所以应避免事后采购改单价。

3)        采购之付款条件

与各供应商交易之时，应按谈定的付款条件，计算出付款日期，办理付款事项。如果有改变，应及早采购订单上修改，否则在验收或验退完成，才知付款条件已改，应修改验收/退单金额。验收或验退时，系依采购订单上当时之付款条件入帐，所以应避免事后才改付款条件。

4)        预付款之处理

采购时，有预付款（订金）时，应先在应付账款系统，输入预付金额。等该采购订单之验收发生后，会生成应付账款，再进行以预付款和应付款冲销。

2.2  系统分析报告

2.2.1  U8系统分析

作为用友的主打产品U8无论是在功能上还是实用性上都是十分具有竞争力的，并且在国内市场上颇受欢迎的。

采购部分的系统是针对采购工作有关之规划、请购、所定、审核、收料追踪、历史记录、关闭等作业之管理。协助采购部门有效的掌握各种采购活动信息，以达成下列目的：采购定单的规划及锁定、请购单的输入、审核，及转采购定单、采购订单的发放与跟催、请购作业的控制、达到适时、适量、适质的采购功能、采购订单价之有效掌可产销排程或物料需求规划之采购需求，而运行采购作业，以确保刚好和及时。基本上可以满足一般企业对采购的要求。

一般其业务流程描述如下：由销售部联系生产订单，商务部接到订单后进行可行性分析（判断自身生产能力是否能满足，价格水平如何，利润率多少等等），然后将可行性通知下达给计划部，由计划部安排组织生产计划。根据物料需求计划和目前库存情况列出采购清单，下达给采购部。采购员将负责处理供应商选择、讨价还价、确定交货时间等一系列相关事宜。经过初步认证的请购信息再被送往采购经理处，由采购经理审核并从中选择供应商签订供货合同。

供应商会按照合同将订购的原材料送到仓库，并通知采购部验收，原料入库前先置于收料处，待质检人员检验合格后再入库，签发商品入库单，表示某一单业务圆满结束；若检验后发现质量不合格，由采购员与供应商按照采购合同规定的办法处理。入库后的原料将根据领料单送往车间进行生产。其业务流程如图2-2所示：

（6）业务员信息设置

点击进入业务员信息设置界面，该界面具有添加、删除和修改功能。详细记录了每个业务员的个人信息。

 

图4-8　业务员信息处理界面

（7）订货单录入和修改

进入订单录入和修改的窗口，由系统自动生成每张订单唯一的编号，以及订单生成的日期。按照产品编号和供应商编号，可以从供应商评价表中显示评分记录，以便进行比较，并在可用供应商中选出合适的供应商。选择完供应商后，根据该供应商的报价和已知的需求数量算出总价。订单的初始状态都为请购状态，由经理进行最后的审批确认后才由业务员向供应商进行订货。并且一旦订单经过经理的审批通过后，其状态变为审批通过状态，这时订单