流程图分析：
从数据流图上容易看出该系统应对录入到数据库中的公司部门信息，可以修改甚至删除数据库中相关信息资料，可以对数据库的信息按某些字段或字段组合进行检索。同时应具有对数据库的信息作出相关统计的功能。
本系统的数据参数的设置涉及部门，年度，职务和合同四个方面的数据设置。因为这些参数是随着不同单位而不同的，所以系统应该具备和这些参数设置的功能。上面的部门信息流程代表了其它三个参数的特点。其它三个的数据流程图就不再给出。
3.4系统功能结构图
通过前面的数据流程图已经对系统的主要功能有了一个初步的了解，通过分析，最后得出系统的功能结构图：
该人事档案管理系统是为了利用计算机实现一个单位的人事管理工作。因此，系统应该有一个全局管理功能，以方便实现不同的功能的选择。这里用总控模块实现，总控模块管理有三种不同的信息的处理，即基本信息处理、奖惩信息的处理、系统的设置管理。由于每种信息的处理涉及到对信息多方面的不同子功能，所以又涉及到对众多的子功能的管理。在此用基本信息模块、考核模块、参数设置模块、系统备份模块实现。在基本信息模块下包含对员工基本信息的编辑、检索、报表等功能。对检索应具备从多方面对不同字段进行检索。部门信息模块包含成绩编辑、检索、统计、报表等功能。对员工信息的管理功能处理的是否恰当是本系统是否成功的一个标志。因此，对员工信息的管理功能应细化，管理的设置要灵活。尤其是表现在员工的信息的录入的方便性，准确性，对不同单位的不同情形的员工档案管理的适应性，以及检索、统计要具备从多个不同的角度能够对数据库中的记录进行特定条件的检索和统计的。员工考核模块包含对员工考核的编辑、修改、检索、报表等功能。同以上的检索一样，应能从多方面、不同字段进行。在系统管理中为了适应不同单位的部门，职务，合同等的类别名称的不同，特设置系统参数设置模块，包括部门，职务，合同，年度等系统参数的设置。最后，系统还提供了重要数据备份模块。重要数据从安全的角度考虑，应该及时对数据库中重要的数据表做好备份，防止数据丢失和破坏。这里的重要数据库是指员工的基本情况信息和员工的考核记载表。在此基础上，总结得到如下的系统功能结构图：
（1）员工考核信息模块
员工考核信息编辑：该模块可以实现对现有人事档案中的职员记载每年度的考核奖惩情况。对错误的记录可以修改，删除等。
员工考核的查询和报表：不同的员工，不同的年度都记载在考核表中。所以专门设置一个考核查询和报表就显得很有必要。我们可以对不同的员工或者同一员工，按照考核的时间，考核的等级等进行查询。
（2）员工基本信息模块
编辑员工基本信息模块：该模块可以实现员工信息包括员工号、姓名、性别、出生年月、政治面貌、籍贯、联系电话、文化程度、入本单位的时间等记录的录入、修改、删除等操作。
检索员工基本信息模块：该模块是员工信息模块的重要组成部分。它能够从多角度的不同字段进行检索。对满足条件的员工记录予以显示。检索包括对员工的生日自动检索，和对员工的资料信息进行多角度的不同条件的检索。该模块将用SQL语言实现。
员工信息报表模块：该模块可以实现在数据库中满足指定条件的记录输出报表。该模块输出特定条件的记录也将用SQL语言实现。检索到临时文件中作为报表的数据源以实现打印。
（3）系统设置模块
部门参数设置模块：该模块可以动态地实现按用户的意识设定适合用户的部门名称。比如工厂就设定：一车间，二车间等等。如果是公司就可以设定为：财务科，攻关部等等。这样的软件适应了用户的动态需求。
职务模块：该模块可以动态地实现按用户的意识设定适合用户的职务名称。
该表单主要有记载，添加，关闭，年度添加四个个按钮控件，有一个list列表控件控件，3个文本框控件，和一个edit控件。
主要事件：记载控件实际上是一个添加控件按钮，它的click事件激活完成将当前text和edit控件中的内容添加到考核表（jcjz.dbf）中。
修改按钮控件的click事件是激活完成对jcjz表中的当前记录用当前表单中的相应值进行修改。
关闭按钮控件的click事件是释放表单。
年度添加按钮控件的click事件是激活年度添加表单。这个表单前面已经介绍过了。
列表控件list1的click事件是将当前列表框中的记录值添加到表单中的职员号和职员名二个文本框中。即是对现有数据库中的职员相对应。这里的职员号和职员名二个文本框设置了只读属性。系统不允许用户自己填写。以免和基本信息表中的职员信息不一致。
6．系统数据备份模块：
该表单有二个按钮控件：备份按钮和关闭按钮。一个组合框控件。提供目标驱动器名。
事件：备份按钮控件的事件是根据当前的组合框中的驱动器名作为目标驱动器。将数据库中的重要数据：职员基本信息和在职考核信息二个数据表备份到目标驱动器中保存。
