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1．1 办公自动化的基本定义和产生背景 办公自动化（OA， Office Automation），是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加企业生产率产生巨大影响问题的背景下，发展起来的一门综合性技术。他的基本任务是利用先进的科学技术，是人们借助各种解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产效率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。OA的知识领域覆盖了行为科学、管理科学、社会科学、系统工程学等学科，并且OA体现了多学科的相互交叉、相互渗透性，所以的OA的应用是企业管理现代化的标志之一。 copyright paper51.com 1．2 办公自动化的处理范围 paper51.com
OA的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此人们日常工作的所有内容可以归入OA处理的范围，如文字处理、文件眷写、传真、申请审批、办公用品、办文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售、库存管理、生产计划、器材需求、技术管理、质量管理、成本、财务计算、劳资、人事管理等等，那么这些都是办公软件的处理范围。 内容来自论文无忧网 www.paper51.com
OA的承载过多，以至无法定义和处理这么丰富的内涵的名词，由于他如此耳熟，更换一个名词的成本太高，人们现在还不得不和这个丰富内涵的变色龙一样的名词打交道，并且通过上下文来揣摩他的确切含义。在这种情况下就迫切需要建立一个交流的基础。 copyright paper51.com 在处理不同的名词的办法就是在OA 之前加上范围修饰和在之后加上附加名词来界定它们。同时把提高工作效率的电子设备，如打印机、复印机、传真机，称之为办公自动化设备。 内容来自www.paper51.com 对于提高日常工作效率的软硬件系统，称之为广义的办公自动化软件系统。这个名词仍然犯着上面的毛病。但是这种认识已经进一步了，如果人们在交流时已经明确自己谈的OA所谓何物（即加上了适当的前置语和后置语），那么Lotus（电子邮件厂商）和Xerox复印机厂商之间的交流是完全可能的。 paper51.com 如果再看看世面上的各种软件系统，就回发现很多事物性的工作已经被包含，并且从来不让人觉得自己是一个办公自动化软件系统。如果硬要把这些东西归为OA系统软件，理论上当然非常完美并且包容力非常强，因为无论以后有什么更好的发明，都是办公自动化的范围。这样就对讨论问题没有丝毫好处。因为这个时候还是不明确具体的含义是什么，根据目前的名称只能称为某某系统。在日常事物中，有许许多多都是和这些系统相关的。然而仍有一些事物是目前的系统处理不了或根本就不处理的。这些事物一般都是非结构化的内容譬如文件、会议、档案、日程安排和办公事物等，就称之为狭义的办公自动化软件系统。这就是目前世面上称之为办公自动化的软件系统所处理的内容。 http://www.paper51.com 1．3 办公自动化在国内的发展 内容来自论文无忧网 www.paper51.com 中国的办公自动化起源于政府的公文和档案管理。由于计划经济体制的影响，政府对企业的管理出了依靠法律、法规之外，还有大量的行政指令和指示。企业在进行许多决策的时候，也经常学要向主管的政府部门请示汇报。另外，当时的政府官员和企业领导经常是难以分辨的，并且存在着比较严格的对应关系，即企业领导和政府官员行政级别挂钩，因此在企业应用红头文件就比较自然。 内容来自www.paper51.com 此时的办公自动化系统的特点：以办文处理、档案管理为核心的办公管理系统 。其实办公就是办文。其主要的功能包括： paper51.com 收文管理、发文管理、会议管理、档案管理等内容。管理的中心内容是依靠国家的公文管理办法和档案管理法规以及各部委或者行业的档案管理的需要存档的文件以及企业内部的其他文件等。 内容来自www.paper51.com
各地政府机关和企业主管部门一般根据国务院下发的关于办文管理的行政法规制作出相应的执行措施，基本保持系统内的一致性，规范了办公中的办文处理和档案管理流程。同时也起到了内部的信息沟通、上行下达以及和上级主管部门的沟通作用。因为采用电脑和网络进行处理，提高了工作效率，减少了纸张的浪费。 copyright paper51.com 尽管如此，由于大部分企业的组织架构都有明显的层次结构，传统的办文程序，从文件起草、审阅、会签、签发、下达到归档、借阅等各个环节，存在流程复杂，流程时间长，导致办公效率低，决策缓慢等问题。 copyright paper51.com 由于在机构和流程上很难作很大的改动，因此解决之道就是采用先进的计算机和网络技术，不仅将办文内容电子化，而且实现整个办文过程电子化，从根本上改变了传统的工作模式。办文者可随时了解文件到哪里，办文的情况怎样，对逾期没有办理的文件，可以自动催办，文件办理完毕，可以自动归档，归档后的文件可供借阅和调阅等，消除手工工作过程中的存在流转时间长，文件去向不明以及不便跟踪等问题。 paper51.com 在此种情况下，办公自动化做的所有工作不过是将手工工作半岛计算机网络上，并利用了计算机技术的一些先进特点，却没有增加任何先进的管理理念和方法。另外办公自动化的处理的信息范围是在过于有限，仅仅处理一些公文就可以称为办公自动化了吗？仔细观察市面上的办公自动化产品，所提供的附加的深度和广度也是非常让人失望的。这就是国内目前的办公自动化系统所处的基本现实和困境。这也是客户对办公自动化不满意的焦点所在。 内容来自论文无忧网 www.paper51.com
面对这样的困境，人们会问：客户究竟需要什么样的办公自动化系统？办公自动化会发展到哪里去呢？ http://www.paper51.com 实际上，这是两个相关的问题，解决方法的获得必须要更高的高度，更宽阔的视野来看待办公自动化以及其他系统之间的关系。同时也不能忽略技术的影响。 内容来自论文无忧网 www.paper51.com 只要把目光移开办公自动化系统，就不难会发现，在企业除了办公自动化系统之外，还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设，它们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说，人们经常需要进行退出一个系统然后进入另一个系统，并且发现数据常常不一致，可以比较肯定的说，目前中国具有信息系统的企业绝大多数都是这种情况。他们往往具有多个供应商提供的多个系统，但很少集成。也有少数企业采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企业凤毛麟角，也可能正在产生中。 http://www.paper51.com 对于他们后台数据的完全集成，由于集成的工作量和供应数量成非线性增长(n*(n-1)),在一定时期内，人们几乎不报信心。于是希望能够由前台（界面）集成这些信息，如果能过从办公自动化系统获得所需的全部信息，就太好不过了。办公自动化在这里变成了一个粘合剂，把所有的系统集成在一起。使人们感觉到是一个整体，虽然还有遗憾，总算进一步了。 内容来自论文无忧网 www.paper51.com 集成，是第一点需求。从目前用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成本考虑，WEB界面最容易接受。另外从集成方面来讲，必须采用人人支持的web标准如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML，JAVA等才能在一个截面下容纳，否则技术难度就会导致集成不可能实现。 内容来自www.paper51.com
完全基于web，这是第二点要求。对于流程，熟悉办公自动化的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化流程，如果宥于原来的思维模式和知识领域，就无法获得更多。必须基于现代的流程思想对目前的业务流程进行重组。 内容来自论文无忧网 www.paper51.com
流程优化的，这是第三点要求。进入知识经济时代，人人都是知识工作者，要求办公自动化系统必须具有知识内涵，或者说是基于知识的。提供知识管理所需的最基本的IT工具，知识存储库和知识交流场所，更高级的意义上提供，基于知识的岗位要求和评估体系。 http://www.paper51.com 基于知识的，这是第四点要求。总之人们要求的办公自动化是和其他应用系统紧密集成的，完全采用web技术的，流程优化以及基于知识的管理的办公管理系统。根据这个需就不难发现目前的市场上很少有这样的产品。在今后相当一段时间内，目前的办公自动化还会存在着，但已经日暮西山。当办公自动化系统已经符合上述需求的时候，她已经成为一个企业雇员门户（EEP），它是更广义的企业信息门户（EIP）的一个组成部分。这也是应用系统的发展方向。 内容来自论文无忧网 www.paper51.com
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